10 beneficios de la digitalización de documentos

Los cambios fiscales han motivado a las empresas a buscar soluciones digitales para manejar sus finanzas y sus procesos en general. Muchos se han preguntado si la digitalizacion de documentos vale la pena y si ayuda en algo más que el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Lo cierto es que este proceso tiene muchos beneficios, incluyendo ventajas para el medio ambiente.

  • Existen softwares que ayudan y facilitan la vida de las empresas, desde la captura de textos en manuscrito como OnBase hasta la digitalización de imágenes como el ECM (Enterprise Content Managment), que permite almacenar, administrar y preservar información.
  • Seguridad de información, que queda resguardada con la adaptación y actualización según las necesidades actuales y las previstas a futuro.
  • Es posible consultar los documentos en cualquier momento sin la necesidad de acudir al lugar donde se resguardan ya que se puede hacer uso del Smartphone, Tablet o PC para consultarnos y administrarlos.
  • Con la firma digital se puede legalizar cada imagen, texto o documento digitalizado, previniendo el robo o plagio.
  • Se puede compartir los documentos fácil y rápidamente con servicios online como correo electrónico, redes sociales y aplicaciones como drive o Dropbox. Además pueden modificarse y convertirse en formatos de Word o PDF.
  • Es posible reemplazar el espacio físico de estanterías o libreros que pueden ocupar habitaciones completas por DVD’s, USB’s o, sin saturar la PC se puede resguardar en la nube.
  • Ahorro en gastos de logística en envío y transporte de documentos, impresiones, papel, tinta, etc.
  • Incremento de la productividad de los empleados pues es más fácil encontrar la información, compartirla y visualizarla simultáneamente con otros documentos.

La digitalización de documentos no es exclusiva a las grandes empresas, se puede administrar los gastos del hogar, datos personales, fotografías, etc., por lo que escuelas, organizaciones gubernamentales, almacenes comerciales y cualquier otro negocio puede verse beneficiado por este sistema.

La mayor ventaja es la reducción del uso de papel, que demás de destruir árboles para suu fabricación, genera contaminación.

 

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